Préparer un voyage d’affaires : les points prioritaires

Les voyages d’affaires représentent un enjeu majeur dans le développement des activités d’une entreprise. Ces déplacements exigent de fait une organisation millimétrée et d’importantes préparations.

Les préparatifs liés à la logistique

Voyage d'affaireDécrocher de nouvelles commandes, prospecter de nouveaux marchés, rencontrer des partenaires commerciaux ou encore améliorer les relations commerciales ou financières avec d’autres entreprises… tels sont quelques-uns des objectifs possibles d’un voyage d’affaires régional ou international. L’atteinte de ces objectifs dépend toutefois d’une multitude de facteurs qu’il faut savoir maîtriser avant et pendant le voyage proprement dit. L’importance des préparatifs de la mission prend alors tout son sens. Cette phase consiste à identifier clairement le but du voyage et de programmer les différents déplacements, l’hébergement, les rendez-vous et autres évènements en conséquence.

Le recueil d’informations

En fonction des différentes missions prévues lors du voyage – foire, séminaire, rendez-vous avec un prospect, rencontres commerciales, etc. —, il est primordial de rechercher des renseignements utiles sur les participants et les invités pour organiser un MICE. Ces données seront d’une grande importance pour alimenter et modérer les conversations prévues lors des différents rendez-vous. La préparation couvre également tous les aspects juridiques, sociaux ou financiers du voyage.

  • Quelles sont les lois en vigueur en matière de contrats de partenariats dans le pays visité ?
  • Existe-t-il des coutumes ou des manières de vivre spécifiques à respecter ?
  • Quels vaccins sont obligatoires dans le pays de destination ?
  • Quelle devise y est utilisée ?

Telles sont quelques-unes des informations à recueillir avant de partir en voyage d’affaires, surtout à l’étranger.

Une affaire de professionnels

Plusieurs autres aspects, notamment juridiques, sont à prendre en compte lors des préparatifs d’un voyage d’affaires. La complexité de cette tâche souligne l’importance de faire appel à un travel manager ou un responsable de voyages travaillant en interne ou auprès d’une agence spécialisée, pour être sûr de préparer dans les meilleures conditions les voyages professionnels. De par leur connaissance et leur expérience dans l’organisation de voyages, ces professionnels peuvent aider les entreprises à préparer des déplacements dans tous les grands centres économiques du monde, d’un « Travel in Paris » à Londres, en passant par New York, Francfort, Singapour ou Tokyo.

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